Diseño de modelo de gestión documental que permita reducir los tiempos de organización de actividades para el Centro Cultural Agustín Ross a través de una plataforma centralizada

Abstract

Este proyecto tiene como objetivo diseñar un modelo de gestión documental para el Centro Cultural Agustín Ross, orientado a mejorar la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo en la gestión de documentos. La propuesta se fundamenta en las normas y directrices establecidas en la Guía Técnica de Gestión Documental del Estado de Chile (2019), el Modelo General de Administración de Archivos y Documentos (MGDAA) de la Red de Transparencia de Chile (2014) y la Guía para la Gestión de Proyectos Culturales del Ministerio de Cultura de Chile (2011). El análisis inicial identificó ineficiencias en la gestión documental, como duplicación de documentos, acceso limitado a la información y falta de procedimientos estandarizados, lo que resultaba en tiempos de recuperación prolongados y posibles incumplimientos normativos. Para abordar estos desafíos, se desarrolló un modelo integral que incorpora tecnologías avanzadas, como Microsoft SharePoint, para la digitalización y automatización de procesos documentales. El nuevo modelo mejora la trazabilidad, integridad y accesibilidad de los documentos, también garantiza un alto nivel de seguridad en el acceso a la información. Además, se incluye una Guía Técnica para capacitar al personal en la implementación y uso del sistema, asegurando así la sostenibilidad del modelo a largo plazo. Los resultados incluyen una reducción significativa en los tiempos de recuperación de documentos, un aumento en el cumplimiento de políticas de archivo y una mejora en la eficiencia operativa general del centro. La viabilidad técnica y económica del modelo propuesto asegura su aplicabilidad y beneficios para el Centro Cultural Agustín Ross.